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La première impression, ça compte

Dans le cas de la propale, la première impression est ultra importante. Même si, généralement, un premier call précède l’envoi de la proposition commerciale, cette dernière est le premier livrable que vous allez fournir au client. Autrement dit, il faut qu’il soit im-pe-ccable. La raison ? C’est sur ce tout petit bout de papier que le client va se faire un avis sur votre niveau de professionnalisme. 

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Ce n’est pas parce que le call s’est bien passé que c’est dans la poche. Un collectif peut paraître motivé, intéressé et pertinent pour la mission lors du call d’introduction, mais proposer une propale bâclée par la suite. Résultat ? Ses chances sont (un peu) grillées. La proposition commerciale est donc  le document qui permet au client de se faire un premier avis fidèle sur ce que vous êtes, ce que vous faites et comment vous le faites. 

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Pour Emma de Surville, Business Operations Lead chez Collective.work, la proposition commerciale en dit déjà beaucoup sur le collectif : “Une bonne propale doit être carrée, organisée, hyper claire. C’est le document qui va donner confiance au client, qui va l’inviter à vous choisir vous plutôt qu’un autre collectif. Elle constitue en elle-même un premier travail, une première réalisation à pitcher. Il est donc important de la travailler à fond !” explique-t-elle. 

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Côté client, Julien Fissette, cofondateur et CPO de Roundtable, nous confirme cette position : “Quand je reçois une propale, je me projette déjà avec le collectif en question. Les éléments sont-ils cohérents avec ce qui avait été annoncé par téléphone ou par mail ? Tout est-il assez clair, dans la forme comme dans le fond ? Si c’est le cas, je me dis que je peux m’engager les yeux fermés. S’il y a des zones d’ombres, je préfère éviter…” 

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Et ça, ça se comprend. Qui voudrait s’engager auprès d’un nouveau partenaire si, dès le début, tout paraît brouillon ? Il faut, d’emblée, montrer que le collectif, malgré sa récente apparition dans la sphère professionnelle, est bien organisé ! 

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De plus, soigner votre proposition commerciale est un bon moyen de faire augmenter vos prix. La qualité de ce premier livrable laisse souvent présumer de la qualité de l’expertise… Donc du prix à y dédier.

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Ok mais maintenant que l’on sait ça, comment on fait ? 

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Comment se différencier avec  une propale mémorable ?

Quand une mission intéresse un collectif, c’est qu’elle en intéresse sans doute plusieurs autres. Pour se démarquer, il n’y a pas que l’expérience et le feeling qui comptent : il y a aussi ( et surtout !) la qualité de la proposition commerciale.

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Alors oui, ça prend un peu de temps de structurer tout ça. Mais c’est l’une des clés pour se distinguer de la concurrence ! Finalement, c’est une certaine philosophie : n’y voyez pas là une heure de perdue mais plutôt de belles heures de (future) collaboration gagnées. 

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Récolter toutes les informations en amont 

La propale commence en réalité dès le call de mise en relation. Le collectif de freelances ou son “représentant”  doit prendre les devants et demander le maximum d’informations sur la mission. Quand ? Quoi ? Où ? Comment ? Sans paraître oppressant, il doit montrer qu’il s’intéresse au projet et souhaite, dès à présent, en connaître tous les détails. 

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De la même façon, il ne faut pas hésiter à aborder la question du prix dès le début. “Il arrive que les collectifs proposent des prix très éloignés. Pour une même mission, le tarif oscille parfois entre 3000 et 20 000 euros !  Le client est un peu déboussolé. Le mieux est de lui demander quelle est sa fourchette de prix et de juger si vous pouvez vous aligner”, confie Emma. 

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Utiliser sa proposition comme un support commercial

Il faut bien se dire une chose : la propale n’est pas un simple devis. Elle doit intégrer des éléments qui témoignent de votre expertise et permettre au client d’avoir une vision claire et précise de ce que propose votre collectif. Dans ce support, croyez-nous, la forme compte autant que le fond !

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Expliquer le déroulement de la mission 

Lorsque des clients font appel à un collectif de freelances c’est parce qu’ils ont besoin d’être accompagnés dans la mise en place d’un projet. Création de site internet, stratégie éditoriale, campagne social media… Ils savent généralement ce qu’ils veulent mais n’ont pas les ressources en interne pour pouvoir se mettre au boulot. C’est donc à vous d’expliquer en détail comment se déroulera la mission.

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Comment faire ? En prenant le temps, par exemple, de préciser votre méthodologie et vos rituels de travail. Comment seront réparties les tâches ? Travaillerez-vous sur site ou en remote ? Comment avez-vous l’habitude de vous organiser ? Le mot d’ordre : rassurer le client sur la mise en place de cette mission.

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Autre donnée hyper importante : le temps. Ce qu’on veut savoir quand on lit une propale, c’est combien de temps la mission va durer et quel sera le calendrier d'exécution. Si le client peut en avoir une idée, c’est au collectif de définir le temps nécessaire en fonction des prestations à réaliser. 

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Pour Guillaume Pliszczak, cofondateur du collectif Neodelta, il est crucial de soigner la timeline : “Chez nous, on fonctionne par sprint : plusieurs grands moments où l’on se consacre entièrement à la mission. On explique au client combien de sprints sont estimés en se basant sur un calendrier précis. Ça demande de l’organisation, c’est vrai, mais ça fonctionne très bien quand il s’agit de livrables à réaliser ! Et surtout, ça rassure le client d’avoir un déroulement inscrit dans le temps.”

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Les prestations détaillées   

Comme le dit si justement Julien Probst, designer et cofondateur de Iron Velvet : “Les clients "pressés" achètent souvent un prix ; ceux qui ont le temps achètent une prestation." Et c’est bien là tout l’enjeu d’expliquer, en détail, les prestations envisagées. 

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Plus c’est détaillé, moins il y a de risques d’incompréhension. Pour le client, ce gage de clarté est rassurant. Il comprend que vous avez cerné ses besoins, anticipé ses questions et répondu à la demande. Il ne faut donc pas lésiner sur la description de chaque point de votre proposition commerciale. Exemple : si vous prévoyez de faire un audit UX/UI, ne vous contentez pas de le dire ! En quelques bullet points, expliquez ce que vous allez faire et pourquoi c’est pertinent de mettre cet audit en place. 

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Pour améliorer vos chances de convaincre le client, vous pouvez également ajouter des exemples de résultats visés ou faire dès à présent des comparaisons avec la concurrence. De cette manière, vous prouvez que vous avez déjà des idées pertinentes et l’envie de travailler avec la marque. Puis si cela s’y prête bien, glissez quelques références pertinentes comme, par exemple, vos collaborations avec des marques issues du même secteur. 

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Le prix 

En parlant de prix, voilà un élément qu’il ne faut pas louper dans votre proposition commerciale. Entre les différents prix envisagés pour chaque livrable, le calendrier de facturation ou encore les délais de paiement, votre client peut vite se retrouver noyé sous les informations. Le mieux ? Procéder étape par étape et définir chaque élément : 

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1. Le prix : ou plutôt “les prix” fixés pour chaque livrable envisagé. Partout où c’est possible, tentez de justifier vos prix par des livrables plutôt que par du temps !
2. Le calendrier de facturation : histoire d’éviter de surprendre le client avec une facture envoyée à l’improviste. 
3. Les délais de paiement : règlement à la livraison, à J+7, J+15, J+30, à J+45… Décidez de ce qui est le mieux pour vous (parce que vous le valez bien) et votre client. 
4. Les pénalités de dépassement : bien qu’elles ne soient pas toujours facturées, elles expriment un message clair… Si le client ne respecte pas ses engagements, il saura qu’il devra en payer les conséquences. Entre nous, c’est vraiment en cas d’extrême urgence. Si le délai est passé de quelques jours, inutile de s’affoler. Si ça commence à faire plusieurs semaines voire mois, ça commence à être plus embêtant. Chez Collective, nous nous chargeons de relancer les clients en cas de retards de paiement.

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Pour la présentation des éléments, on vous recommande d’opter pour le devis à tiroir. Facile à comprendre en un coup d’oeil, il est aussi très pratique pour discuter des prix avec un client qui souhaite négocier. Si vous souhaitez faire une réduction pour x ou y raison (bon feeling, réelle envie de bosser sur le projet…), indiquez le prix réduit juste à côté du prix habituel. Ainsi, on pourra facilement se représenter l’effort commercial de votre part !

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Enfin, si le client n’a aucune idée de la budgétisation attendue, une brève introduction sur la réalité des prix du marché est toujours la bienvenue. Rappelez-lui également que tout ne va pas dans votre poche : entre les cotisations, les impôts et le prix des logiciels à payer, l’intégralité du montant établi ne vous revient pas. La carte de la transparence est toujours appréciée. 

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Les infos complémentaires

N’oubliez pas, les clients sont toujours enclins à en savoir plus sur vous. C’est le moment de glisser une petite bio des membres du collectif, un portfolio ou quelques liens vers vos réalisations passées. Plus il en saura sur vous, mieux il se projettera à vos côtés ! 

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Le format 

Regrouper tous ces éléments, c’est bien. Mais on les met en forme comment, exactement ? À vrai dire, les collectifs ont l’embarras du choix : mail, PPT, page Notion… Ce ne sont pas les supports qui manquent. Disons qu’une propale mise en forme sur une page Notion ou un PPT fera toujours plus d’effet (et semblera plus professionnelle) que l’envoi d’un simple mail. Vous pouvez d’ailleurs exporter en PDF votre propale, y compris sur des supports comme Notion, et la joindre à votre email. En privilégiant la création d’un document spécifique, vous fournissez d’ores et déjà une preuve tangible de votre investissement dans ce projet. Notre conseil ? Créez votre propale sur un support que vous connaissez et maîtrisez, sans vous mettre la pression pour faire du Picasso. L’essentiel reste de fournir une proposition commerciale qui soit claire, agréable à lire et à parcourir. 

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Défendre sa propale via une explication vidéo 

La cerise sur le gâteau ? Une petite présentation vidéo de votre propale, histoire de tout clarifier auprès de votre client. Si vous pouvez proposer le traditionnel appel visio, vous pouvez aussi vous aider des outils d’enregistrement de vidéo Loom et Pitch. Grâce à l’intégration d’une petite bulle vidéo, vous avez la possibilité de présenter chaque slide comme si vous étiez en face de votre client. Profitez-en pour vous introduire à nouveau, résumer le besoin du client et expliquer la solution que vous lui apportez. C’est facultatif, mais ça fait la différence ! 

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Bonus : les erreurs qui vous coûtent une collab ! 

• L’écart (trop important) de prix : si le client vous annonce un budget de 20 000 euros et que vous envoyez une propale à 50 000 euros (ou inversement), c’est qu’il y a un (gros) souci. Soit la transmission d’informations n’a pas été bonne, soit vous ne semblez pas pouvoir vous aligner sur un même budget. Auquel cas, ce n’est pas grave ! Simplement, autant éviter de faire une propale qui ne sera jamais acceptée, vous ne pensez pas ? Ou alors, tentez le devis à tiroir dont nous avons parlé précédemment. 

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• L’absence de personnalisation : une marque vous contacte pour un besoin spécifique et attend de vous que vous y répondiez efficacement. Si la propale est impersonnelle, copiée/collée ou (pire) faite sans s’attarder sur les besoins exprimés par les clients, ça risque de coincer. 

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• Le retard : “On vous envoie notre propale demain avant 17h !”, c’est bien de le dire mais encore faut-il s’y tenir. Ne faites ni espérer ni attendre vos interlocuteurs ! Quand vous annoncez un délai, soyez sûrs de pouvoir le respecter. Quitte à dire que vous reviendrez vers eux dans 5 jours et leur faire la belle surprise de faire un retour en 48h. 

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• Les fautes d'orthographe : alors oui c’est évident, mais mieux vaut le rappeler une bonne fois pour toutes. Trois coquilles en l’espace de quelques lignes, c’est souvent rédhibitoire. Une petite relecture s’impose avant l’envoi, just in case.

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Rappelons-nous d'une chose : les collectifs de freelances forment un nouvel écosystème, et qui dit nouvel écosystème dit nouveaux process. 

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La préparation et la création de la propale constitue un nouvel exercice qui demande organisation, sens du détail et communication. “S’il y a une opportunité, il faut la partager, la diffuser, en discuter tous ensemble. Avant de se former en collectif, les freelances sont des professionnels qui ont fait l’expérience de la solitude. Ils ont l’habitude de fonctionner seuls, de prendre leurs propres décisions, d’être souverains sur la création de la propale. Dans le cas d’un collectif, il faut communiquer pour se comprendre et se mettre d’accord. S’il y a une discorde, ça se ressentira nécessairement dans la propale… puis dans la réalisation de la mission”, rappelle Guillaume du collectif Neodelta. 

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Sur ce, vous savez ce qu’il vous reste à faire. Créez-nous les plus belles propositions commerciales qui soient, on veut voir ça ! 

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Article édité par Paulina Jonquères d'Oriola et Rémi Lauer